Como Head of Product Owners de un equipo que cuenta actualmente con 13 POs o Product Owners (propietarios del producto) y 16 productos en desarrollo – trabajando en Agile y concretamente con el framework de Scrum (un proceso en el que se aplican de manera regular un conjunto de buenas prácticas para trabajar colaborativamente en equipo y obtener el mejor resultado posible de un proyecto) - y otros cinco en fase de conceptualización del producto (Discovery), me gustaría explicaros cómo viví esta noticia que se traduciría en un repentino confinamiento, al que nos tendríamos que adaptar de un día a otro.
Aunque no lo creáis, mi primera preocupación fue llevarme todos los esquemas y notas en papel de todos los proyectos que tenía sobre la mesa. Recuerdo cómo la bolsa del ordenador rebosaba de papel y pesaba una tonelada. Ya sé que no es nada "cool", pero soy de ese tipo de personas que cuando escribe algo sobre papel parece que lo esté escribiendo también en la mente… ¡porque si no se me olvida!.
Seguidamente, el hecho de estar trabajando con una herramienta colaborativa como Microsoft Teams de Office 365 desde hace tiempo y también a la utilización del framework de Scrum, reforzó mi confianza, estaba segura de que los productos que ya estaban en fase de desarrollo, se adaptarían a la nueva situación rápidamente.
Recuerdo mi verdadera preocupación en torno a esos cinco productos que estaban iniciando en ese mismo momento. Cuando hablamos de la parte de Discovery nos referimos a una fase muy importante durante la que se realizan varias sesiones, también llamadas Inceptions, que son dinámicas orientadas a alinear las expectativas de todas las personas involucradas en el producto hacia un mismo objetivo, reduciendo de esta manera muchas de las incertidumbres y entendiendo el producto a desarrollar. Se trata de una serie de reuniones que se realizan siempre de forma presencial, pues está probado que es la mejor manera de hacer que todos los implicados tengan foco, interactúen y colaboren de la forma más efectiva.
El no disponer de esta presencialidad, y la falta de aquellas herramientas a las que estábamos acostumbrados, hizo que nos planteásemos una situación que nos podía impactar negativamente. Tuvimos claro que teníamos que poner el foco en pensar cómo adaptar este tipo de sesiones para conseguir minimizar ese impacto negativo y conseguir el máximo valor simultáneamente. Para ello teníamos claramente identificados los puntos clave que debíamos reforzar:
• Presencialidad: necesitábamos mantener la cercanía y ganarnos la confianza de los nuevos Stakeholders, como personas involucradas en el producto. Para ello era indispensable disponer de alguna herramienta de video-llamada, algo que fue sencillo ya que disponíamos de Teams. Siempre con la cámara encendida y pidiendo al inicio de cada reunión que los asistentes la activasen (aunque en ocasiones se recomiende no hacer uso de la cámara para evitar la sobresaturación de las redes).
• Soporte visual: cuando hacemos las sesiones presenciales siempre tenemos post-its y dibujos pintados por todas las pizarras y paredes que nos lo permiten, así que estaba claro que necesitábamos disponer de un soporte visual e interactivo durante la reunión para facilitar la misma. Tengo que decir que tuvimos solo un día de margen para adaptarnos antes de la primera sesión de Inception, en la que utilizamos la combinatoria de “Excel + compartir pantalla”. Ese fue nuestro MVP (Minimum Viable Product) visual, una vez más aplicando principios Agile. Actualmente, y después de varias iteraciones, hemos mejorado y ya se está utilizando, a la vez que evaluando, herramientas visuales e interactivas pensadas para estos escenarios.
• Escucha activa: está claro que la escucha activa se pone a prueba en una reunión por video-llamada, donde si habla más de una persona a la vez la calidad de la escucha se reduce exponencialmente. Lo importante es no hacer monólogos, ir pidiendo feedback más a menudo de lo que lo haríamos en una reunión presencial y evitar las pausas. Aunque tampoco nos tiene que dar miedo el silencio, a veces necesario para que alguien arranque a hablar y comparta sus pensamientos.
Gracias a la capacidad de adaptación de los POs y el Cliente, en todos los puntos descritos, además de la voluntad de dar continuidad al negocio, hemos podido cumplir con nuestros objetivos de Discovery para los nuevos productos sin mayor problema y siempre cumpliendo nuestro compromiso con el Cliente.
Después de estas semanas de confinamiento, la experiencia a nivel personal y profesional está siendo sorprendentemente gratificante. Aunque parezca mentira, pese al ‘distanciamiento’, el equipo está más unido que nunca.
Nos hemos conocido más, hemos conocido a las respectivas familias, a las mascotas de nuestros compañeros, hemos ‘entrado’ en casa de todos, hemos compartido risas y preocupaciones; cosas que en la oficina no sueles hacer de manera grupal. Además, esta situación también nos ha permitido librarnos de esa frase tan conocida en la oficina "¡No quedan salas libres para la reunión!".